10 Buenas prácticas para equipos de trabajo a distancia

Si tienes una empresa, agencia o un cargo de liderazgo en un equipo de trabajo remoto, entonces este artículo es para ti. Aquí exploramos las mejores estrategias para mantener la productividad a distancia y conectar equipos para lograr los mejores resultados a largo plazo. 

Después de más de un año de pandemia es hora de sincerarse: el teletrabajo llegó para quedarse. Algunos señalan como un aspecto positivo el hecho de que, debido a las cuarentenas prolongadas que vivimos (y seguimos viviendo) en muchos países, queda en evidencia que es posible tener equipos de trabajo a distancia, y seguir funcionando adecuadamente.

Aunque para muchas empresas, resulta complicado el hecho de no poder ver a sus trabajadores a diario, cada día son más quienes prefieren la modalidad de trabajo remoto. Así lo señala un estudio de The Citric System, en su informe “The digital effect” en el que da muestra de que el 90% de la generación Z y millennials no tienen interés alguno en volver a un trabajo a tiempo completo de manera presencial.

Tener una estrategia efectiva para el trabajo remoto resulta fundamental, y por ello queremos compartirte 10 buenas prácticas para equipos de trabajo a distancia. Con estas estrategias se busca alcanzar la máxima productividad, sin perder el vínculo que ofrece el trabajo presencial.

1.-Determina las responsabilidades de cada miembro del equipo

Como empresa, es importante determinar el rol que cumple cada persona dentro de tu compañía. Parece algo bastante obvio, pero muchas veces, al trabajar de forma remota, algunos terminan haciendo trabajos que no les corresponden, o peor, algunas tareas dejan de hacerse por falta de organización.

Si tienes un rol como líder de tu equipo, asegúrate de tener una lista de cada tarea a realizar, dar indicaciones específicas a las personas a tu cargo, proveer lo que necesiten para cumplir dichas tareas, y mostrarte disponible —en el horario adecuado— ante cualquier duda o emergencia que pueda surgir.

2.-Chequea frecuentemente las necesidades emocionales de los trabajadores

El teletrabajo puede ser un lugar muy solitario, sobre todo para equipos que ya venían afianzados desde mucho tiempo, o para quienes tengan que integrarse a un equipo de trabajo que no han tenido la oportunidad de conocer presencialmente. 

Es por esto que una buena práctica para equipos de trabajo a distancia es poder preguntar frecuentemente, de forma individual —y por lo menos una vez a la semana—, cómo están de salud, cómo están los miembros de su familia, cómo se siente respecto a sus responsabilidades en la empresa o si siente que hay algún aspecto a mejorar.

Recuerda que una persona que se siente valorada dentro de su trabajo estará más motivada y mantendrá un mejor rendimiento y productividad.. Además, estar atento a sus necesidades puede ayudarnos a ser más empáticos, o anticiparnos a algún problema o conflicto laboral.

3.-Haz de las reuniones en equipo una prioridad

Esto es fundamental, tener reuniones en donde todo el equipo de trabajo pueda conocerse, interactuar, intercambiar ideas, crear vínculos, discutir proyectos, o simplemente ponerse al día es esencial. Y, por supuesto, a una frecuencia adecuada que no invada demasiado el tiempo y espacio de trabajo de los miembros del equipo.

Incluso Google lo destaca en sus políticas de buenas prácticas para trabajadores remotos: “las reuniones a menudo son algunas de las pocas interacciones que tendrá con su equipo cuando trabaje por separado, así que programelas, priorícelas incluso si no hay nada urgente”.

4.-Crea estructuras de trabajo que puedan cumplirse

Si queremos que nuestro equipo de trabajo sea sólido y productivo, tener una estructura es importante. Es muy fácil desconectarse, o perder la línea de trabajo, cuando estás con un equipo de trabajo a distancia. 

Por esto, debes tener un calendario de actividades claro, conciso y accesible para todos los miembros, en donde puedan chequear que están haciendo sus compañeros, y en qué parte encajan en el proceso.

De igual forma, no olvides que probablemente haya miembros de tu equipo con diferentes husos horarios, por tanto es esencial asegurarse de tener horarios rotativos. Que conectarse a una hora muy temprano, o muy tarde, no recaiga sobre un único trabajador.

5.-Enfócate en los resultados, más que en las actividades

En los trabajos presenciales tradicionales, llegas a las 8:00 am, te sientas en tu escritorio, y sales a las 6:00 pm. Eso se considera como un día de trabajo cumplido, pero el trabajo remoto no siempre funciona así.

Líderes de equipos o dueños de empresas deben entender que es muy difícil para los trabajadores separar el trabajo de la casa. Muchos incluso tienen a su cargo otras responsabilidades. Por ejemplo, las mujeres que tienen hijos a su cargo y pocas redes de apoyo, usualmente cumplen una triple jornada laboral, por tanto empatizar con estas necesidades es esencial para que funcione el ecosistema de trabajo.

En este sentido, dejar claras las tareas que deben cumplirse, la fecha en que deben entregarse y los requisitos indispensables resulta mucho más eficiente, que tener a una persona conectada y sentada en un escritorio con su cámara prendida de 8:00 am a 6:00 pm, sin estar realmente presente o enfocada en sus labores. 

6.-Define  los canales de comunicación y sus normas

Tener reglas claras del juego es crucial, sin embargo, no es una tarea única de la directiva, managers o dueños de la empresa. Una buena práctica para equipos de trabajo a distancia consiste en definir los canales de comunicación y las consideraciones del trabajo remoto tomando en cuenta la opinión y las observaciones de los empleados.

Por ejemplo, al establecer canales de comunicación, quizás a gran escala puedan acordar hacerlo a través del correo electrónico o slack, pero seguro que en equipos más pequeños, podrían acordar crear un grupo en Telegram o Whatsapp. Lo importante será crear reglas claras para que los objetivos puedan ser cumplidos y que los miembros de los equipos se sientan a gusto con las normativas.

7.-No pierdas la oportunidad de crear espacios de trabajo colaborativos e incentiva la interacción social.

Si estás en posición de liderazgo ante otros miembros, aprovecha cada oportunidad que tengas de crear espacios de trabajo en donde puedan colaborar entre varios y aportar desde cada área, en vez de designar proyectos a una sola persona.

De igual forma, invitarlos a algún espacio de interacción. Por ejemplo, de manera virtual en donde puedan conversar un rato todo el equipo, aunque sea 20 minutos, con un ambiente parecido a ese coffee break que usualmente hacían en la oficina. Esta es una buena forma de conectar con los compañeros de trabajo.

8.-Tratar a todos los empleados por igual.

Muchas veces, cuando se está en alguna posición de liderazgo, es más fácil conectar con algunos empleados y esto es totalmente normal. Con el trabajo remoto, seguro que habrá algún trabajador que se comunique más que otro y podemos caer en la mala práctica de darle más beneficios, aunque sea de comunicarles primero algo que es de competencia de todo el equipo.

Esta es una práctica que debemos evitar, se debe proveer igualdad de condiciones, y beneficios para todos los empleados y, si alguno tiene algún beneficio extra por alguna buena práctica, esta debe ser transparentada para evitar conflictos innecesarios. 

9.-No te olvides de dar feedback

En la oficina era mucho más fácil recibir una retroalimentación informal de algún compañero o incluso de alguna jefatura, pero en el teletrabajo estas prácticas se pierden por la falta de contacto físico.

Por ello, es importante que puedan tener un espacio en donde compartan sus opiniones como equipo de lo que se está trabajando, no sólo bajo la formalidad del correo, que seguro ya es una práctica habitual, sino en la informalidad de los grupos de chat.

Nunca está demás recibir una palmadita de espalda, aunque sea virtual, y reconocimiento de tus pares, para incentivar a mejorar o continuar en el camino correcto.

10.-Sé flexible y empático

Uno de los grandes desafíos del teletrabajo para muchas empresas, ha sido lograr entender que no se pueden llevar las mismas dinámicas de la oficina al trabajo en casa. Esto sucede porque el empleado está expuesto a otros factores de distracción que no tiene en la oficina y por tanto la flexibilidad puede ser tu mejor aliada.

Te pongo un ejemplo sencillo: Juan tiene tres hijos que están con escuela en casa, su esposa también está con teletrabajo, y tienen sólo dos computadores; Juan y su esposa, decidieron turnarse y él realiza sus actividades laborales en la mañana y su esposa en la tarde.

Un líder de equipo eficiente, conoce la realidad de Juan, y sabe que él va a cumplir con sus requerimientos, pero que necesita un horario flexible, porque Juan no sólo es un empleado, también es padre y miembro activo de su hogar.

Una empresa que es flexible, tiene sus reglas y horarios de entrega claras, practica la empatía constantemente y mantiene una buena organización es una empresa que está condenada al éxito.

Bonus: Las herramientas de gestión de trabajos son un gran aliado

El crecimiento de los equipos en teletrabajo, ha encontrado un gran aliado en los nuevos softwares que han sido creados para facilitarle la vida a las empresas y definitivamente son una buena práctica para el trabajo a distancia.

Su principal ventaja, es que proporciona un lugar central en donde cada trabajador puede dar cuenta de cuán avanzado está un determinado proyecto, cuál es su aporte al mismo y como colaborar con los demás miembros del equipo. Alguno de los más usados son monday.com, ClickUp, Hive, SmarthSheet, y Wrike.

¿Qué otras buenas prácticas para el trabajo a distancia crees que pasamos por alto y definitivamente deberían estar en esta lista? Déjanos saber en los comentarios.

De igual forma no olvides darle una vuelta a nuestro artículo de 5 consejos para trabajar desde casa que te pueden ayudar a llevar el teletrabajo con mayor facilidad.