¿Qué es Slack? Guía para principiantes

Encontrar un canal efectivo de comunicación como freelancer o cuando trabajas desde tu Home Office es uno de los principales desafíos. Slack es una opción bastante completa, ya que te permite no solo mantener una comunicación efectiva con tu cliente o equipo de trabajo, sino también ordenar la información de manera eficiente. 

En este artículo te compartiremos la guía práctica de slack y cómo sacarle el mayor provecho posible.

¿Qué es Slack? 

Como ya te adelantamos, Slack es una plataforma de comunicación, que permite a equipos grandes y pequeños ordenar la información que se comparte de manera efectiva. La palabra Slack viene del acrónimo  “Searchable Log of All Communication and Knowledge”, que se traduce como “Registro de búsqueda de toda la comunicación y el conocimiento” y su propuesta de valor radica precisamente en esto, en poder encontrar la información que compartes con tu equipo de maner práctica y sencilla.

Básicamente Slack es una excelente herramienta para salir de esas conversaciones interminables por correos electrónicos, grupos de whatsapp de los que no quieres ser parte y no perder horas buscando quién dijo que, o en que carpeta del Teams quedó ese archivo que necesitas urgente.

¿Cómo funciona Slack?

Slack es una herramienta de comunicación bastante intuitiva, no es necesario que hagas un curso o Bootcamp para entender cómo funciona. Es un espacio de trabajo donde puedes reunir a todo tu equipo, más allá de un espacio físico, para mantener la comunicación laboral en un solo lugar  e incrementar la productividad.

Esta plataforma no es solo de mensajería, también puedes integrar herramientas que seguro ya utilizabas con tus compañeros de trabajo —como Google Drive, por ejemplo— además de compartir y descargar archivos fácilmente. La idea principal, es que muevas las comunicaciones internas o con potenciales clientes de la bandeja de entrada de tu correo, a los canales dispuestos para ello.

¿Cómo usar Slack?

Como todo lo que se mueve en internet, lo primero que debes hacer es registrarte. Es importante que utilices el correo de tu trabajo o con el que usualmente te comunicas con tu equipo remoto o cliente freelance. Una vez te hayas registrado, puedes seguir trabajando desde el navegador sin descargar la aplicación, o bien descargarla en tu computador o smartphone (IOS o Android).

No es estrictamente necesario descargar la aplicación para poder utilizarla, sin embargo es lo más recomendable ya que esto te permitirá recibir notificaciones y responder oportunamente cuando sea necesario. Cada freelancer determinará con qué urgencia o prioridad quiere atender las notificaciones de esta plataforma.

Es importante que, una vez verifiques tu correo, puedas completar tu perfil con la información necesaria para que todos puedan saber quién eres y en qué huso horario te encuentras.

¿Qué es el Workspace?

Una vez registrado y verificado tu correo, deberás crear el workspace o espacio de trabajo, con ese mismo correo puedes abrir tantos workspaces como consideres necesarios (si pagas la suscripción). 

Por lo general la mayoría de las organizaciones necesitan solo un workspace. Este puede ser gratuito, que incluye una versión bastante completa para equipos pequeños, o en su versión paga que se divide en Pro, Business+ o Enterprise Grid. ¿En qué se diferencian? Como todas las aplicaciones, mientras más pagues, mayor beneficios obtienes y los precios varían entre 8 y 12 dólares por persona (a excepción de Enterprise Grid en el que debes pedir presupuesto al equipo de ventas directamente desde el sitio web).

Entre los beneficios en su versión paga destacan las juntas o videollamadas de más de dos personas, mensajes ilimitados, aplicaciones e integraciones ilimitadas, exportación de datos, gestión de usuarios, copias de seguridad sin conexión y más.

Una vez creado el workspace, quien se encargue de la administración deberá crear los canales predeterminados, agregar las aplicaciones que sean necesarias e invitar a las personas del equipo a que se unan. 

Los canales, ¿cómo crearlos de manera inteligente?

Cuando tienes listo tu workspace es hora de crear los canales de comunicación con tu equipo de trabajo, el primero que se crea de manera automática es el #general. En este canal, todos los integrantes que agregues entrarán de manera automática y no podrán salir (ideal para anuncios especiales).

La mejor parte de los canales es que puedes crear tantos como necesites, pero ojo con esto, si creas demasiados, puede resultar confuso para tu equipo. Supongamos que tenemos una pequeña empresa de marketing, ¿qué canales no pueden faltar? #SocialMedia

#FacebookAds

#GoogleAds

#Analytics

#InstagramAds

#EquipoCreativo

#EdiciónDeContenido

 así podríamos seguir. 

De igual forma, es importante que junto con el nombre, la descripción de los canales sea precisa y con las palabras claves del objetivo por el cual fue creado. El propósito debe ser claro y sin demasiados cruces entre usuarios. Un buen nombre y descripción ayudará a todos a encontrar lo que necesitan de manera oportuna.

Canales públicos y privados

Slack te brinda la oportunidad de crear canales públicos o privados. Los públicos están creados para que cualquier persona de tu organización pueda unirse a ellos o encontrarlos en las búsquedas. Esto tiene el beneficio de la transparencia y de que todos pueden tener un contexto general en la conversación que así lo requiera.

Por su parte, los canales privados permiten que solo quienes decidas como administrador puedan encontrar la información en las búsquedas o interactuar, ideal para casos más confidenciales o información que no sea necesariamente relevante para el resto del equipo.

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Consejos finales para sacar el mejor provecho de Slack

Slack es una de las herramientas más populares —la mayoría de los freelances deben recurrir a esta plataforma en algún momento— y efectivas de comunicación que existe en la actualidad. Permite dar un salto a la organización y distribución de mensajes y tareas de manera fácil y en tiempo real. 

Algunos trucos que puedes aprovechar una vez que estés en confianza dentro de la plataforma son lo siguientes:

El hecho de que te permita agregar herramientas que utilizas en el día a día en tu trabajo, te brinda además una gran oportunidad de optimizar el tiempo, bien sea con tu equipo o para entregar el producto final a algún cliente freelance.

-Comunicarse entre pares con @menciones: Esto te ayudará a que la persona efectivamente reciba el mensaje. Si necesitas, por ejemplo, una aprobación rápida o una revisión, esta persona al mencionarla recibirá una notificación y podrá responderte en menor tiempo.

-Respuestas y aprobaciones ¡con un simple emoji!😁: En Slack puedes reaccionar a los mensajes tal cual como en otras redes sociales, con ello puedes tener una respuesta sencilla a preguntas prácticas. 

-No te olvides de añadir las aplicaciones que usas a diario: Es la tercera vez que te lo menciono en el artículo, pero es que es importante que lo hagas, con esto puedes convertir a Slack en tu centro de trabajo, incluso ganando tiempo al evitar salir para pasar de una pestaña o una aplicación a otra.

¿Has utilizado alguna vez Slack? ¿Qué consejos le darías a quienes están empezando a usar la plataforma?