Qué hace un asistente virtual: Guía práctica

El oficio de asistente virtual es uno de los que ha tenido mayor crecimiento en el mundo freelance. Aquí te explicamos en qué consiste y cómo puedes trabajar en esto

Tal vez has escuchado que no necesitas mucha experiencia para trabajar como asistente virtual freelance… ¡y es cierto! Además, según un estudio de FlexJobs, esta es una de las cinco carreras con mayor crecimiento y más demanda en los últimos años. 

Uno de los problemas de este oficio en el mercado laboral es que muchos clientes fusionan las tareas de asistente virtual con otras profesiones como community manager, redactor web, analista de datos y hasta programador. 

En plataformas de trabajo online encontramos mucha demanda de VA (abreviación de las siglas en inglés: virtual assistant) o AV (abreviación en español) con tareas muy diferentes. Por esto es importante tener al menos una idea concreta de: 

• Qué hace un asistente virtual.
• Cuáles son las tareas más frecuentes.
• Cómo es la modalidad de trabajo y cuánto puedes ganar.

He trabajado en varias oportunidades como asistente virtual y compartiré en este post algunas referencias personales y los resultados de mi investigación sobre este oficio.

Qué hace un asistente virtual

Un asistente virtual se encarga de gestionar datos, administrar plataformas y llevar a cabo diferentes tareas para contribuir con el óptimo funcionamiento de una empresa, todo de manera remota. 

Es un freelancer que, desde la comodidad de su casa, apoya a sus clientes o jefe en labores administrativas.

No tiene que llevar lattes con leche de almendra ni cargar cajas y documentos pesados.

Muchas empresas necesitan un asistente virtual porque suelen ser piezas claves en estrategias comunicacionales tanto internas como externas. También alivian tareas de otros miembros del equipo para aumentar la productividad de la organización. 

Si haces un buen trabajo como VA y demuestras que pueden contar contigo, puedes convertirte en un recurso indispensable.

Las tareas de un asistente virtual varían mucho de acuerdo a las necesidades de cada cliente. Usualmente en la entrevista deben detallar las funciones y horas requeridas o el horario en que necesitarán tu asistencia. 

Además, como asistente virtual también puedes prestar servicios de asistente personal y las labores pueden ser más específicas. 

Hace poco vi en Twitter que una persona quería pagar a un asistente virtual para que lo llamara todos los días a las 6 de la mañana y le hiciera preguntas para asegurarse de que se despertara para ir al trabajo. 

Tareas de un asistente virtual 

Aquí están algunas de las tradicionales:

Administración de calendarios, reuniones y actualizaciones por correo electrónico

Gestionar el Google Calendar, la página de eventos de Facebook o la cuenta en la plataforma de eventos Eventbrite de una empresa toma tiempo y es una labor fundamental. 

Un asistente virtual puede crear eventos, agendar citas, completar las plantillas de las plataformas con contenidos que estén archivados, enviar correos recordatorios y gestionar reuniones virtuales.

Una vez trabajé para un cowork en Canadá y tenía que subir la información de los eventos en la página de WordPress de la empresa, enviar correos con recordatorios a distintos miembros de la organización e informar a mi cliente de los cambios y tareas completadas durante la semana. 

Servicios administrativos online

Como asistente virtual puedes encargarte de responder correos electrónicos, organizar información (traspasar de un lugar a otro, reestructurar o crear diapositivas), transcribir documentos, hacer seguimiento de tareas de otros miembros del equipo, resolver problemas, enviar campañas (email marketing, gestión de paneles publicitarios, etc), hacer reportes, llamadas y mucho más. 

Los que tienen blogs, tiendas online o páginas web con mucho tráfico necesitan a un asistente virtual que se encargue de subir el contenido creado por los redactores, traducciones, supervisar estado de publicaciones y hacer actualizaciones de información, productos o inventarios. 

Asistencia con redes sociales

Aunque no me gusta llamar Community Manager a un asistente virtual—y ya hemos hablado sobre el rol del Community Manager— y creo que son labores distintas, entiendo que un asistente virtual también puede gestionar redes sociales. 

Por ejemplo, al subir eventos a la plataforma también puede compartir ese contenido en redes sociales. Algunas empresas ya cuentan con community managers, pero necesitan apoyo en esto para complementar otras tareas o programar el contenido. 

Asistencia de eventos o viajes

Un asistente virtual también puede encargarse de facilitar un viaje o investigar presupuestos (de flores, catering, actividades, etc) para organizar un evento. 

A través de internet es cada vez más fácil encontrar información, pero muchas personas no tienen tiempo para enviar correos, llamar y hacer un estudio comparativo de acuerdo a un criterio y presupuesto. Ahí es donde un asistente virtual llega al rescate. 

Si vives en una ciudad turística, puedes ayudar a tus clientes a reservar en hoteles, restaurantes, asistir en recomendaciones y dar ideas exclusivas como local. 

Data entry:  incorporación de datos

Existe mucha demanda de incorporación de datos para clientes. Para muchos esta puede ser una tarea muy tediosa —por eso pagan— y para otros con un poco de música puede ser un trabajo fácil y práctico. 

Entre las actividades de data entry suelen destacar: incorporación de información a software CMR, a plataformas de ventas (como Amazon, Mercado Libre o Ebay), investigar y copilar información en tablas de Excel o Google sheets.

Asistente personal

Así como una persona necesitaba que la llamaran en las mañanas para ir al trabajo, tal vez otra persona necesita que le envíen recordatorios para contactar a sus amigos. Otros necesitan que les ayuden a buscar una casa para alquilar. 

Quizás otra persona quiere que le creen un horario con rutinas y un calendario online para ser más productivo en casa. ¿Y tienes idea de la cantidad de millennials que odian hacer llamadas telefónicas? ¡Puedes cobrar por hacerlas tú!

Con el boom de las redes sociales, algunas celebridades o influencers necesitan ayuda para responder sus DMs, gestionar comentarios y organizar sus tiempos para lograr un balance con su vida personal y familiar. ¡Puedes ser asistente virtual de un Tiktoker!

Modalidad de trabajo y cuánto gana un asistente virtual 

Un asistente virtual puede trabajar en proyectos concretos a plazo fijo: como por ejemplo transcribir 15 páginas escritas a mano a un documento de Word o investigar sobre las 20 empresas de alimentos más importantes de Costa Rica e ingresar la infomación en un Google Sheets. Recibe un pago único por esto.

También hay mucha oferta en trabajos de “mantenimiento” en los que se deben hacer cierta cantidad de tareas por algunas horas a la semana. Por ejemplo, tu cliente puede necesitar a una persona que le envíe un correo electrónico todos los viernes con un resumen de las ventas de su tienda virtual y esta tarea toma solo de 3 a 5 horas a la semana. 

Y por último están los asistentes virtuales a tiempo completo que sí deben cumplir un horario y tareas diarias que les toman más de 30 horas semanales.

Dada la flexibilidad del trabajo y la variedad de tareas que se pueden realizar, es muy amplio el rango de ganancias de un asistente virtual. Algunos asistentes virtuales cobran desde 5 hasta 120 dólares la hora. Según FlexJobs el rango tradicional se mantiene entre 10 y 30 dólares la hora con una media de $16 por hora.

Mientras más específico sea el nicho y más experiencia tenga el freelancer, más costoso será el valor de su trabajo. Un asistente virtual que esté comenzando puede cobrar solo 7 dólares la hora. Pero, si encuentra un cliente que necesite unas 30 horas a la semana, puede hacer más de $200 semanales mientras gana experiencia.

Un asistente virtual que además se especialice en traducción de inglés a español puede cobrar $30 y asistir a sus clientes en comunicaciones con otras empresas, además de traducir correos e información relacionada. También los contadores —una de las profesiones mejor pagadas en el mundo freelance— suelen tener buenos ingresos al ejercer este oficio. 

En Upwork encontré a una freelancer experta en eventos virtuales que cobra $75 la hora por organizar bodas virtuales por Zoom y tiene una excelente reputación en esto. ¡¿No es increíble Internet?!

Cómo puedo ser asistente virtual 

Ningún trabajo es demasiado fácil y los conocimientos de cada persona son valiosos en el mundo freelance. Sin embargo, creo que la carrera de asistente virtual es una de las más amigables para los que están empezando a encontrar trabajo desde casa. 

Si sabes navegar en internet, usas redes sociales y entiendes cómo funcionan las plataformas básicas de gestión de contenido, entonces tienes infinitas posibilidades de desarrollar una carrera como asistente virtual. ¡Intétalo!

Otra de las ventajas de ser asistente virtual es que puedes encontrar muchos clientes dispuestos a enseñarte cómo hacer el trabajo que necesitan. Hay infinitas oportunidades de crecimiento. 

Para empezar, puedes optar por plataformas para encontrar trabajo online y crear un perfil con tus habilidades para dar una idea a tus potenciales clientes de las tareas que puedes hacer. También puedes crear un CV en Canva y buscar trabajo en páginas como Indeed, Craigslist o incluso Linkedin.

Habilidades de un asistente virtual

Como asistente virtual además de buenas habilidades comunicacionales y computacionales, debes saber responder rápido y de forma cordial. Es una oportunidad para explotar habilidades de atención al cliente y demostrar constancia y disponibilidad (con tus horarios y acuerdos, pero sí debes estar muy presente para construir confianza).

Es una carrera que involucra también tener buenas habilidades de redacción y comunicación porque, por lo general, debes mantener interacciones constantes. 

Plataformas y herramientas que puede usar un asistente virtual 

Son muchas las tareas y las plataformas que puede ocupar un asistente virtual, pero aquí dejamos una lista de las más comunes. ¡Agrega todas las que manejes a tu perfil profesional!

•  Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint).
• Google Suite (Drive, Sheets, Docs…)
• Canva.
• Photoshop.
• PicMonkey.
• WordPress, Wix, Weebly, SquareSpace, Aweber, Shopify.
• Microsoft Teams / Zoom / Slack / Trello.
• Notion, Asana, Todoist.
• Grammarly.
• Skype.
• Zoom.

Palabras finales sobre el oficio de asistente virtual

Aunque es difícil resumir y entender exactamente qué hace un asistente virtual, esta es una carrera con mucha flexibilidad y posibilidades infinitas. Es un oficio que está en desarrollo y que se conecta directamente con los avances tecnológicos.

Puedes ganar muy bien como asistente virtual y especializarte en áreas que te gusten y te motiven a trabajar día a día. Además, cada cliente puede brindarte excelentes oportunidades de aprendizaje.

Esperamos que esta guía te pueda ayudar a resolver tus dudas sobre cómo convertirte en asistente virtual y te dé buenas ideas sobre este oficio. 

¿Tienes experiencia como asistente virtual? ¿Quieres saber algo más? ¡Deja tus comentarios!

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